Od dnia 1 stycznia 2009 r. obowiązują nowe zasady dotyczące obowiązku wymiany oraz unieważniania dowodów osobistych - zgodnie z ustawą z dnia 3 października 2008 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 195, poz. 1198).
Art. 40 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w nowym brzmieniu nakłada na posiadacza dowodu osobistego obowiązek jego wymiany w przypadku:
- zmiany danych zamieszczonych w dowodzie (zmiana nazwiska, imienia, adresu) - w terminie 14 dni od dnia doręczenia dokumentu potwierdzającego zmianę danych (w przypadku osób przebywających za granicą termin ten wynosi 3 miesiące);
- uszkodzenia dowodu osobistego lub zaistnienia innej okoliczności utrudniającej ustalenie tożsamości osoby - niezwłocznie;
- upływu terminu ważności dowodu osobistego - nie później niż na 30 dni przed upływem tego terminu.
Ponadto przepisy ustawy przewidują unieważnienie dowodu osobistego przez organ, który go wydał (wójta, burmistrza, prezydenta miasta):
- z dniem zawiadomienia o utracie dokumentu, jego zniszczeniu lub z dniem przekazania przez osobę trzecią znalezionego dowodu osobistego;
- z dniem utraty obywatelstwa polskiego przez posiadacza dowodu;
- z dniem zgonu posiadacza dowodu;
- z dniem odbioru dowodu osobistego wydanego w miejsce poprzedniego;
- z dniem upływu terminu ważności dowodu osobistego;
- po upływie 3 miesięcy od dnia zmiany danych, które zamieszcza się w dowodzie w razie niezłożenia przez posiadacza dowodu osobistego wniosku o jego wymianę (w przypadku osób przebywających za granicą termin ten wynosi 4 miesiące).
Unieważnienie dowodu osobistego następuje z urzędu w formie czynności materialno – technicznej podjętej przez pracownika ds. dowodów osobistych w systemie wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Dlatego też jeżeli wniosek o wydanie dowodu osobistego w przypadku zmiany danych zamieszczonych w dowodzie (zmiana nazwiska, adresu itd.) nie zostanie złożony w wyżej określonych terminach będzie "automatycznie" unieważniony i może narazić posiadacza na zarzut bezprawnego posługiwania się nieważnym dokumentem. Osoby posiadające nieważny dowód osobisty będą miały trudności z załatwieniem spraw w urzędach, sądach, bankach oraz u notariusza. Bez ważnego dowodu osobistego nie będzie można przekroczyć granicy.