W związku z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienił się sposób wystawiania faktur na stacjach paliw. Aby uniknąć problemów podczas składania wniosku o zwrot podatku akcyzowego, warto zwrócić uwagę na kilka ważnych zasad.
Zgodnie z art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, do wniosku należy dołączyć faktury VAT potwierdzające zakup oleju napędowego.
To rolnik składający wniosek jest odpowiedzialny za dostarczenie prawidłowych dokumentów.
Jak powinna wyglądać faktura wystawiona w KSeF?
Jeżeli stacja paliw wystawia faktury za pośrednictwem KSeF, przy zakupie powinni Państwo otrzymać wydruk faktury (wizualizację faktury).
Taki wydruk powinien zawierać:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- informacje o zakupionym paliwie,
- kod QR,
- numer KSeF (35-znakowy numer identyfikujący fakturę).
Uwaga! Samo potwierdzenie transakcji nie wystarczy
Niektóre stacje paliw wydają po zakupie dokument opisany jako „Potwierdzenie transakcji”. Nawet jeśli znajduje się na nim kod QR, nie jest to faktura VAT, jeżeli nie zawiera numeru KSeF.
Takiego dokumentu nie można dołączyć do wniosku zamiast faktury.
Jeżeli do wniosku zostanie dołączone wyłącznie potwierdzenie transakcji, urząd wezwie do uzupełnienia brakujących dokumentów. Brak uzupełnienia w wyznaczonym terminie może spowodować pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
Jakie dokumenty będą jeszcze akceptowane?
Do końca 2026 r., zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy o VAT, będą honorowane również dokumenty wystawiane poza KSeF.
Są to:
- paragony z numerem NIP (faktury uproszczone) – jeżeli wartość zakupu nie przekracza 450 zł brutto,
- papierowe faktury VAT wystawione z kasy lub drukarki fiskalnej na stacji paliw.
Dokumenty te nie zawierają kodu QR ani numeru KSeF, ale w okresie przejściowym nadal mogą stanowić podstawę do ubiegania się o zwrot podatku akcyzowego.
Pamiętaj
Przed opuszczeniem stacji paliw sprawdź, czy otrzymany dokument jest fakturą VAT, a nie jedynie potwierdzeniem transakcji. Jeżeli faktura została wystawiona w KSeF, upewnij się, że wydruk zawiera kod QR oraz numer KSeF. Dzięki temu unikną Państwo konieczności późniejszego uzupełniania dokumentów i opóźnień w rozpatrywaniu wniosku o zwrot podatku akcyzowego.