Zakład Obsługi Gminy zaprasza do składania ofert na: "Archiwizację - porządkowanie dokumentów znajdujących się w składnicy akt i pomieszczeniach biurowych."
Szczegóły w załącznikach:
- Zapytanie_ofertowe___archiwizacja.pdf
ul. Kolonia IB, 07411 Rzekuń
teł. 29 643 20 55, faks 29 643 20 35
e-mail:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. , www.rzekun.pl/zog
ZAKŁAD
OBSŁUGI
GMINY
Rzekuń, dna 30.062020
ZOG. 26_14 2020
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający Zakład Obsługi Gminy uL Kolonia IB, 07-411 Rzekuń zaprasza do złożenia
ofert na: „Archiwizację - porządkowanie dokumentów znajdujących się w składnicy
akt i pomieszczeniach biurowych "
Przedmiot zamówienia.
Archiwizacja dokumentów znajdujących się w składnicy akt i pomieszczeniach biurowych
składających się z akta kategorii B w ilości około 120 mb
Usługa dotyczy wykonania następujących prac:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
brakowanie akt, których czas/okres przechowywania minął zgodnie
z R04mządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, Jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
sporządzenie spisu ww dokumentów i protokołu ich brakowania,
fizyczne zniszczenie ww dokumentów,
zarchiwizowanie akt kategorii B, pozostających w Zakładzie Obsługi Gminy
w Rzekuniu,
sporządzenie spisu zdawczoăbiorczego ww. dokumentacji,
LlțM)rządkowanie archiwum, czyli ułoženie zarchiwizowanych jednostek archiwum,
zgMnie z istniejącymi spisami akt,
przygotowanie protokołów zdawczoăbiorczych,
praktyczne i teoretyczne poinstruowanie pracownika wyznaczonego do nadzoru
archiwalnego o sposobie prowadzenia archiwum zakładowego.
Usługobiorca zapewnia wszelkie materiały do wykonania usługi.
Zamawiający nie dopuszcza archiwizacji dokumentacji gma siedzibą Zakładu.
Ostatnie brakowanie miało miejsce w 2015 r.
Termin realizacji zamówienia oraz termin związania ofertą:
1. termin realizacji zamówienia od dnia pMpisania umowy do 30 sierpnia 2020
2 termin związania Otella: wykonawca jest związany Otelą przez okres 30 dni.
Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna Się wraz z upływem terminu składania
ofert.
Wykonawcy zobowiązani są do załączenia do oferty:
1. oświadczenia, že wykonawca (zał. nr 3 do zapytania ofertowego):
a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności,
ježeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
b) posiada wiedzę i doświadczenie - w ciągu ostatnich pięciu lat przed terminem
złożenia otefty przeprowadzono usługę kompleksowego zarchiwizowania
i uporządkowania materiałów na rzecz jednostki samorządowej (podać nazwę
i adres)
c) znajduje się w sytuagi ekonomicznej i finansowej zapewniającej možliwość
wywiązania się z w.ykonania umowy.
Ponadto wykonawca oświadcza, Ze:
a) sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienie na pMstawie przepisów
o Mpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary,
b) zamawiąący dopuszcza możliwość zawarcia umowy cwilno-prawnej z osobą
fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej.
Sposób przygotowania oferty:
1. ofertę należy W)rządzić w języku w formie pisemnej, na maszynie,
komputerze, nieścieralnym atramentem, umieścić w zabezpieczonej kogHcie
i opisanej w następujący s.ób:
Zakład Obsługi Gminy, ul. Kolonia 18, 07-411 Rzekuń
Zapytanie ofertowe nr ZOG.26_14.2020 do postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego na:
„Archiwizację - porządkowanie dokumentów znajdujących słę w składnicy akt
i pomieszczeniach biurowych”
2
3
str. 2
Nie owerać przed upływem terminu ofert 07.07 2020 r. godz 10:15
oferta powinna zawierać cenę ofertową brutto, termin wykonania zamów enia
ofertę podpisuje osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu
wykonawcy.
Miejsce i termin złożenia ofert:
2.
3.
4.
5.
6.
Ofertę naležy złożyć w sekretariacie Zakładu Obsługi Gminy, ul. Kolonia IB.
07-411 Rzekuń do dnia 7 Ița 2020 r., do godziny 10:00.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 7 lipca 2020 r. o gMz. 1015 w Zakładzie Obsługi
Gminy, LII Kolonia 13, 07-411 Rzekuń. Otwarcie ofert jest jawne.
Załączniki stanow ące integralną część zapytania:
formularz ofertowy (zał. Nr 1),
wzór umowy (zał Nr 2),
oświadczenie (zał. Nr 3).
Osoba do kontaktu w sprawie przedmiotu zamówienia:
Agnieszka Oparka teł 29 643 20 55
Kryteria oferty: przy oferty Zamawiający się kierował
kryterium:
najniższe] ceny - 100%
Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia zamówienia podawania
przyczyny.
Odrzucenie oferty, unieważnienie
Zamawiający zastrzega sobie možliwość Mrzucenła oferty w następujących przypadkach:
_ Ježeli oferta Zleceniobiorcy jest niekompletna, w szczególności nie została złožona
na formularzu ofertowym lub brakuje w.ypełnionego i zaparafowanego projektu umowy
2.
W przypadku gdy koszt w.ykonanła dokumentacji pMany przez Wykonawcę przekracza
možliwości finansowe Zamawiającego.
Niniejsze postępowanie nie lest prnwafi7nne. w oparciu o przepisy ustawy z dnia
29 stycznia r. Prawo zamów eń publicznych (Dz U. z 2018 r, poz. 1986 ze zm.).
Dyrektor
Zakładu Obsługi Gminy w Rzekuniu
Danuta Orzołek
- formularz_ofertowy.odt
Załącznik Nr 1 – formularz ofertowy
Zamawiający: GMINA RZEKUŃ – Zakładu Obsługi Gminy w Rzekuniu
ul. Kolonia 1B, 07-411 Rzekuń
tel. 29 643 20 55
e-mail:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
strona internetowa: www.rzekun.pl Oznaczenie sprawy: ZOG. 26.14.2020
FORMULARZ OFERTOWY
NAZWA I ADRES WYKONAWCY:
Imię i Nazwisko/ Instytucja
….....................................................................................................................……….
Adres …................................................................................................................…..
NIP ….........................................................................................................…………..
Regon .........................................................................................................................
Nr telefonu/fax/e-mail …..........................................................................................….
Oferuję:
a) cena ofertowa cena netto …................................................ zł
podatek VAT ….............................................. zł
cena brutto …................................................ zł
słownie brutto …......................................................................................…………
Termin płatności wynosi: ..........… dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego.
Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.
Po zapoznaniu się z warunkami Zleceniodawcy, opisem przedmiotu zamówienia, oświadczamy, że zamówienie zrealizujemy do ………………………………………..
Oświadczam, że załączony do zapytania zał. nr 2 – projekt umowy został przeze mnie/nas zaakceptowany i podpisany, zobowiązuję/my się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
Oferta została złożona na ..... stronach podpisanych i kolejno ponumerowanych od nr ..... do nr ....
Integralną część oferty stanowi wypełniony i podpisany projekt umowy.
Załącznikami do niniejszej oferty są dokumenty potwierdzające doświadczenie w pracy archiwisty. .......................................................................................................................…
......................................................................................................................…
......................................................................................................................…
.......................................................................................................................…
......................................................................................................................…
......................................................................................................................…
Podpis/y:
L.p.
Imię i nazwisko/ Nazwa Wykonawcy
Nazwisko i imię osoby/osób/ upoważnionej/ych/ do podpisania niniejszej oferty w imieniu Wykonawcy
Podpis/y/ i pieczęć/cie/ osoby/osób/ upoważnionej/ych/ do podpisania niniejszej oferty w imieniu Wykonawcy/ów/
Miejscowość i data
Oświadczenie
Oświadczenie - zgoda na przetwarzanie danych osobowych zgodnej z art. 4 ust. 11 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady UE o ochronie danych osobowych 2016/679 (dalej, jako RODO lub Rozporządzenie)
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez administratora tj.: Zakład Obsługi Gminy w Rzekuniu z siedzibą ul. Kolonia 1B, 07-411 Rzekuń w celu realizacji w/w zadania.
Podaję dane osobowe dobrowolnie i oświadczam, że są one zgodne z prawdą.
Zapoznałem (-am) się z treścią klauzuli informacyjnej umieszczonej w zapytaniu ofertowym, w tym z informacją o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych .
…………………………………. (data, czytelny podpis) - umowa_archiwizacja.odt
UMOWA NR /2020
zawarta w dniu ………………….w Rzekuniu, pomiędzy:
Gminą Rzekuń, ul. Kościuszki 33, 07-411 Rzekuń, NIP 758-214-17-29, w imieniu której działa Zakład Obsługi Gminy, ul. Kolonia 1B, 07-411 Rzekuń, reprezentowany przez Danutą Orzołek Dyrektora Zakładu, przy kontrasygnacie Anny Olszewskiej – Głównej Księgowej Zakładu, zwaną dalej Zleceniodawcą
a
…………………………………………………………………………………………………………………
z siedzibą ……………………………………………………………………………………………….
Regon…………………………… ……….NIP…………………………………….
reprezentowaną przez………………………………………………………………………………….
zwaną dalej Zleceniobiorcą o następującej treści:
§ 1.
Zleceniobiorca zobowiązuje się do uporządkowania dokumentów znajdujących się w składnicy akt i pomieszczeniach biurowych:
zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii ze stanowisk pracy,
uporządkowanie akt,
sporządzenie ewidencji akt,
wydzielenie akt kategorii B, których czas/okres przechowywania minął;
sporządzenie spisu akt kategorii B wydzielonych z archiwum, przygotowanie spisu niezbędnego do uzyskania zgody od Państwowego Archiwum w Pułtusku na brakowanie akt oraz fizyczne ich zniszczenie,
uporządkowanie istniejących zbiorów w składnicy akt,
przygotowanie protokołów zdawczo-odbiorczych,
praktyczne i teoretyczne poinstruowanie pracownika wyznaczonego do nadzoru archiwalnego o sposobie prowadzenia archiwum zakładowego
§ 2
Kwota wynagrodzenia obejmuje wszelkie niezbędne koszty w tym koszty związane z zakupem materiałów niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy oraz koszty dojazdu do siedziby Zleceniodawcy.
Przedmiot zamówienia, o którym mowa w § 1 będzie wykonywany w zakładzie pracy Zleceniodawcy. Porządkowanie składnicy akt oraz porządkowanie dokumentacji na stanowiskach urzędniczych zostanie wykonane do 30.08.2020 r.
§ 3.
Zleceniodawca wyznaczy pomieszczenie do wykonania zlecenia wraz z dostępem do pomieszczeń sanitarnych.
Zleceniobiorca będzie pobierał akta partiami w porozumieniu z wyznaczonym pracownikiem, archiwistą. Wyznaczenie swojego pracownika do stałej i ścisłej współpracy ze zleceniobiorcą polegającej na udzieleniu wyjaśnień, informacji i przekazania wniosków.
Wyznaczone pomieszczenie dla Zleceniobiorcy będzie zabezpieczone zamkiem tradycyjnym.
Zleceniodawca powoła komisję do odbioru prac i podpisu protokołu zdawczo-odbiorczego.§ 4.
Zleceniobiorca przekaże Zleceniodawcy wykonane prace wymienione w § 1 na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, który będzie podstawowym dokumentem do finansowego rozliczenia.
§ 5.
Za realizację przedmiotu umowy Strony ustalają wynagrodzenie w wysokości zgodniej z przedłożoną ofertą tj. ………….. zł brutto (słownie: ………………………………………… zł).
Wskazane wynagrodzenie obejmuje wszystkie czynności niezbędne do wykonania zlecenia.§ 6.
Należność wynikająca ze zrealizowania przedmiotu umowy, potwierdzonego protokołem zdawczo-odbiorczym uregulowana będzie przelewem na konto bankowe Zleceniobiorcy w ciągu 14 dni od daty wpływu rachunku do Zakładu Obsługi Gminy.
Nr konta Zleceniobiorcy: ………………………………………………………………………………………….
§ 7.
Zleceniodawca po zakończeniu przedmiotu zlecenia otrzyma od Zleceniobiorcy ewidencję akt sporządzoną w formie papierowej jak i na nośniku elektronicznym.
Warunkiem zapłaty jest przekazanie ewidencji i sporządzenie protokołu zaakceptowanego przez Zleceniodawcę.
§ 8.
Zleceniobiorca zobowiązuje się do niezwłocznego, bezpłatnego usunięcia błędów i usterek stwierdzonych przy wykonywaniu przedmiotu niniejszej umowy.
W przypadku, gdy Zleceniobiorca nie dokona niezwłocznie usunięcia błędów i usterek, o których mowa w § 8. ust.1, Zleceniodawca ma prawo rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym i odmówić wypłaty wynagrodzenia lub pomniejszyć wysokość wynagrodzenia według własnego uznania.
W przypadku zwłoki w wykonaniu lub nienależytym wykonywaniu przez Zleceniobiorcę prac będących przedmiotem niniejszej umowy, w tym niedotrzymania terminów wykonywania pracy.
W razie niewykonania przedmiotu niniejszej umowy Zleceniodawcy przysługuje kara umowna od Zleceniobiorcy 10% wynagrodzenia z § 5. § 9.
Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 10.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.
§ 11.
Spory mogące wyniknąć na tle stosowania niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zleceniodawcy.
§ 12.
Umowa niniejsza została sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Zleceniobiorca i jeden Zleceniodawca. ……………………………….. ………………………………..
Zleceniobiorca Zleceniodawca - oswiadczenie.odt
(pieczęć wykonawcy)
OŚWIADCZENIE
IMIĘ I NAZWISKO/ NAZWA WYKONAWCY: …………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………
ADRES: ………………………………………………….………….………………………………………..
przystępując do udziału w postępowaniu, którego przedmiotem jest: „Archiwizacja - porządkowanie dokumentów znajdujących się w składnicy akt i pomieszczeniach biurowych”.
oświadczamy, że:
posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
posiadamy wiedzę i doświadczenie,
dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej możliwość wywiązania się z wykonania umowy.
Ponadto oświadczamy, że:
sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienie na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
……………………………….…………….…………………..………
podpis osoby/osób upoważnionej/upoważnionych
do reprezentowania wykonawcy
………………………. , dn. ………………………
(miejscowość) (data)